5 apps para la gestión del tiempo y mejora de la productividad

Cómo mejorar la productividad laborar con apps

No sé cuántas veces he escuchado decir a pequeños empresarios que sus días no tienen suficientes horas. Siempre es una dura batalla encontrar el tiempo necesario para realizar todas las tareas que se tienen anotadas en la lista.

Y como responsable de una pyme, tu tiempo vale mucho.

Ya sabes a lo que me refiero. A veces estás ahí delante de tu ordenador trabajando duro pero de repente alguno de tus contactos cuelga una foto de su bebé y no puedes evitar darle un Me Gusta. O te dejas llevar por un email con un artículo interesante de tu blog favorito y, de repente, te das cuenta de que ya te has quedado rezagado con las tareas que te habías programado.

Te resulta familiar, ¿verdad?

Puede que lo que necesites sea centrar tus esfuerzos en una mejor gestión del tiempo.

De hecho, lo que de verdad hace destacar a los buenos emprendedores es el cuidado que ponen a la gestión de su tiempo.

Sé por experiencia que los pequeños empresarios acaban convirtiéndose en comerciales, contables, community manager y webmaster de su compañía. Y puede resultar duro encajar todas esas piezas.

Pero, ¿qué te parecería empezar con diez minutos hoy mismo? Cada una de estas 5 aplicaciones de gestión de tiempo te ayudará a ahorrar tiempo de manera habitual. Y todo suma al final. Dentro de poco verás cómo sacas horas de donde hasta ahora parecía imposible.

1- My Minutes

¿Te sientes atraído por la tentación de echar más horas de las suficientes en ciertas tareas como la revisión de tu correo (porque te resulta fácil y entretenido) y en cambio casi no tienes tiempo para otras tareas?

Entonces, My Minutes podría ser la app que te hace falta para cambiar esa situación.

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La aplicación te permite establecer límites de tiempo a ciertas tareas cotidianas. Estableciendo ‘Hasta’ (en la versión inglesa Up To) o ‘No más de’ (No More Than, en inglés), la app te informará de cuándo se ha cumplido el tiempo para esa tarea concreta, lo que te permitirá pasar al siguiente asunto. Esta app te ayudará a estar centrado y alcanzar objetivos diarios.

Actualmente solo funciona en dispositivos iOS y cuesta unos 3$.

2- FreshBooks

Si te resulta complicado hacer un seguimiento y cuantificar las horas gastadas en los proyectos, necesitas echar un vistazo a FreshBooks. Esta es una app de contabilidad que resulta atractiva tanto para contables como para no contables.

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Está basada en la Nube y sincroniza todos tus dispositivos (teléfono, tablet y ordenador de sobremesa) para delimitar el tiempo real que se dedica a cada proyecto y asegurar así que el informe es preciso.

El informe puede compartirse fácilmente entre los miembros de un equipo, que participan también con su tiempo como usuarios activos en un calendario. Estos miembros también pueden mostrar capturas de pantalla de su trabajo.

FreshBooks también te ayuda, esta vez como cliente, a confirmar que lo que estás pagando es lo correcto.

Es compatible con Android, iOS y dispositivos de sobremesa, y es gratis hasta alcanzar 25 miembros.

3- Remember the Milk

¿Tienes en mente una lista de tareas clásica? Remember the Milk es eso, pero con muchas más posibilidades.

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Como de lo que se trata es de ahorrar tiempo, no querrás una app que sea complicada de usar. Remember the Milk es sencilla, fácil de usar y rápida. Puedes personalizar tu lista con tu propio estilo. Y te permite ordenar la lista según la fecha, la prioridad o la cantidad de tiempo que implique la tarea.

También puedes usar listas inteligentes para guardar tus notas y tareas favoritas. Esto te facilitará el acceso a ellas en el futuro.

Se integra con Evernote, Outlook, Google, Gmail y Twitter, para asegurarte de que todas tus obligaciones están agrupadas en un mismo lugar, enviándote además recordatorios mediante mensajes o email.

Con Remember the Milk, puedes despedirte para siempre de las notas a mano.

Está disponible para Blackberry, Android, iOS y dispositivos de sobremesa. Hay una versión Freemium que limita su uso a una sincronización entre móvil y sobremesa en 24 horas. La versión Pro se sincroniza al momento y cuesta 25$ al año.

4- Rescue Time

¿Te imaginas lo que pasaría si un día decides centrarte verdaderamente en tu trabajo y no caer en distracciones como las redes sociales o las noticias online?

Pues ese es precisamente el objetivo de Rescue Time, y aunque es difícil aplicar eso inmediatamente, poco a poco sí puede ser útil utilizar una herramienta como esta para que controle tus pérdidas de tiempo.

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Esta app funciona en un segundo plano en el dispositivo que estés utilizando y hace un seguimiento de la cantidad de tiempo que empleas en los sitios que visitas. Te envía un informe diario con un buen análisis de tus actividades. Con estos informes en la mano, puedes trabajar en ajustar tu tiempo y cambiar el orden de prioridades.

Una de las mejores cosas de Rescue Time es que puedes establecer notificaciones personalizadas que se te enviarán cuando estés empleando demasiado tiempo en una tarea concreta, como revisar el correo. Puedes también configurar la app para que te bloquee el acceso a sitios web que causan distracción, como redes sociales.

Rescue Time funciona en Windows Phone, Blackberry, Android, iOS y dispositivos de sobremesa. Tiene una versión gratis y una versión premium que cuesta 9$ al mes.

5- Tripit

¿Empleas mucho tiempo viajando con tu empresa?

tripit

Si es así, ya te habrás dado cuenta de las molestias que conllevan los viajes, incluso si tratas de ser el pequeño empresario más organizado del mundo.

Solo con comprobar los datos del vuelo, hacer los trámites para alquilar un coche y reservar una habitación de hotel, tu viaje podría convertirse en toda una Odisea.

Tripit es una ayuda para ahorrar tiempo y no perder la cabeza durante tus viajes. Esta app actúa como un agente de viajes y un guía acompañante. Te guarda tus datos de reservas, te recuerda los horarios de las escalas y une todas las piezas de información necesarias en un único lugar, de fácil acceso.

Tripit está disponible para Windows Phone, Blackberry, Android y dispositivos iOS. Tiene un plan gratuito y una versión Pro al precio de 49$ al año con un periodo de prueba gratis de 30 días.

En resumen

El día tiene 24 horas. Los mejores empresarios sacan el máximo rendimiento de ellas mediante la gestión del tiempo.

Utilizando un sistema a tu medida, puedes mejorar enormemente tu productividad diaria y eso se verá reflejado más tarde en los resultados que conseguirás.

Sin embargo, tienes que estar dispuesto a acabar con todo aquello que te haga malgastar tu tiempo, cambiando hábitos y manteniéndote siempre centrado en tus tareas.

¿Qué herramientas de gestión de tiempo utilizas? ¿Cómo te han cambiado la vida? Déjanos tus comentarios y ayuda a otros pequeños empresarios con ello.

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